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毕业论文的高效编辑方法

  摘要:本文就毕业论文如何达到书写规范的要求,给出了一种高效的编辑方法,主要包括:页面设置、分节、样式设置、查看文档层次结构、插入页眉和页脚、插入目录等内容。熟练地运用此方法,可为学生编辑长文档节约大量的时间和精力。

  关键词:毕业论文;样式设置;编辑方法

  一、引言

  每年在审核学生毕业论文的时候,导师经常会花费大量的时间和精力帮助学生修改论文的格式,本来由学生自己完成的工作,却由导师代劳,这种本末倒置的现象非常普遍。原因是学生用WORD或WPS编辑长文档的基本技能不够,缺乏正确的使用方法。本文针对这个问题,根据笔者所掌握的方法和积累的经验,就毕业论文的编辑做一个简单的介绍。

  二、毕业论文的编辑

  本文主要针对毕业论文核心部分(从正文到参考文献)的编辑进行讲解,使用的软件为WPS2016。

  1.页面设置

  在【页面布局】菜单中点击【页边距】中【自定义页边距】选项,在页面设置中要设置纸张大小、页边距、页眉和页脚边距。毕业论文采用统一的页边距。

  2.对文章有不同样式要求的部分进行分节

  分節而不是分页,分节是为了对不同的节单独进行编辑,这样各节之间不会相互影响,可达到分页的目的。

  (1)将光标放在要分节的文字前面,打开【插入】菜单的【分隔符】,点击【下一页分节符】选项。

  (2)将整篇文档分节为:封面,扉页;任务书,摘要,目录;正文,致谢,参考文献;表格等。

  3.样式设置

  样式是格式的集合,为不同格式要求的部分设置不同的样式。

  (1)打开【开始】菜单的【样式和格式】对话框。

  (2)在对话框下面的【显示】栏中,选中【有效样式】。有效样式是指当前文中正在使用的样式。

  (3)创建样式,如标题1,标题2,标题3,摘要,正文,页眉,页脚,参考文献等。若【有效样式】中有相近的样式,应以该默认样式作为当前样式,若无相近的样式时,应在【显示】/【所有样式】中选择一个相近的样式,然后再回到【有效样式】。不需要的样式可以删除,以保持【有效样式】栏的清晰。

  (4)将文中有相同样式要求的部分归类。将光标放在该文字的前面,然后点击【有效样式】栏中的相应样式。全文从上到下做好后,文章就具有不同样式和层次结构了。

  (5)修改以上样式为规范规定的样式。选【样式和格式】对话框中相应样式下拉菜单中【修改】项,打开【修改样式】对话框,在【格式】选项中修改相应的格式,包括字体、段落、编号等,同时要注意段落当中的【大纲级别】选项、编号的设置问题等。

  4.查看和修改文章的层次结构

  打开【视图】中的【大纲】视图,从中可以查看标题级别的层次结构,点击某一标题即可在文中迅速定位。如有标题错误,一目了然,可以及时进行修改。

  5.为不同的节添加不同的页眉和页脚

  (1)在【插入】菜单下,点击【页眉和页脚】项。

  (2)从第一节开始,先添加页眉,若有页眉的要求,其样式应点击在样式设置中已设置好的样式,若无,点击工具条上的【显示后一项】,要注意“与上一节相同”的提示,若相同,则继续点击【显示后一项】,若不同,点击【显示前一项】,去除“与上一节相同”的提示,则开始新一节的页眉设置。

  (3)直到最后一节,文章的全部页眉就设置好了。页脚的设置和页眉相似,也可以在当前节设置页眉后,直接点击【页眉页脚切换】项,这里不再赘述,注意页码一定要用插入的方式,而不能手动输入。

  另外,页眉和页脚也可以在有要求的节中直接设置,但要注意去除在本节设置时页眉和页脚框右上方显示的“与上一节相同”。点击【显示后一项】,有相同的显示,一并去除,否则上一节虽然与本节不同,下一节却有相同的页眉和页脚。毕业论文的正文部分就是用此方法插入页眉和页脚的。

  6.插入目录

  以上全部编辑好后在相应的位置就可以插入目录了。在【引用】菜单下,点击【插入目录】项,设置好后点击【确定】,如果目录有变动,点击【更新目录】选择相关选项或在原目录中点击右键选【更新域】中的一项。

  7.修改文中的常见错误

  文章中经常会出现标点符号的误用及多余的字符和标记,比如,中英文标点的互用错误、不知名的标记等,都对版面的质量有很大的影响。修改这些错误和去除不该有的字符和标记,一般用替换的方式最快捷。在【开始】菜单下点击【替换】项,在【定位】选项中可以选择替换的范围,一般选“节”。在删除文档中的标记时,为使隐藏的标记显现出来,按下常用工具栏中的【显示/隐藏段落标记】按钮,便可一览无遗。替换时,“查找内容”处应在【特殊字符】里选择替换的内容,“替换为”处为空白,关闭【显示/隐藏段落标记】,版面就比较干净漂亮了。

  三、结语

  我们学习、研究的主要目的就是寻求解决问题的最好方法,文档的编辑也是如此。本文方法为任何长文档编辑的通用方法,方便学生高效地完成毕业论文的编辑。


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